Comment paramétrer ma messagerie comme un pro ?

Vous souhaitez paramétrer votre boîte mail ? Lastucieux vous donne ses meilleures astuces pour utiliser votre messagerie comme un pro.

comment paramétrer sa boîte email comme un pro ?

Choisir une adresse email sans fioriture

C’est la base pour être crédible il faut avoir une adresse email simple, facile à retenir et à épeler. Il est fréquent de devoir donner son adresse email de vive voix, vous éviterez les coquilles avec une adresse simple.

Voici des exemples d’adresses email bien faites :

  • nom.prenom@gmail.com, prenom.nom@protonmail.com, prenomX@votre-site.fr (avec X comme première lettre de votre nom de famille), etc.
  • prenom@votre-societe.fr, prenom.nom@votre-societe.fr, prenomN@votre-societe.fr (avec N pour l’initiale de votre nom de famille)
  • prenom.XX@gmail.com, prenom.XXX@gmail.com, prenom.XXXX@gmail.com  (avec les X comme les premières lettres de votre nom de famille) => cette technique permet de trouver une adresse email disponible si vous avez beaucoup d’homonymes 
  • prenom.activité@gmail.com, prenom.domaine@protonmail.com, prenom.spécialité@votre-site.fr peuvent aussi être des solutions viables (le point de séparation n’est pas obligatoire mais il facilite la lecture et la diction)
choisir une adresse email simple

Voici des exemples d’adresses email à éviter :

  • nom.prenom25@gmail.com, nom.prenom1969@gmail.com, prenom666@gmail.com => je vous avoue que j’ai une vielle adresse perso qui est de ce genre mais c’est à éviter car ça peut faire mauvaise impression
  • surnom@hotmail.com, surnom@caramail.com, surnom@wanadoo.fr => à garder pour des adresses dédiées aux jeux vidéos et/ou des adresses anonymes 
  • beaugossedu70@hotmail.com, jolimiss24@yahoo.fr, renélebg@wanadoo.fr => à proscrire
  • hggduegduygez@yopmail.com ou autre service du genre => les adresses email jetables sont à garder pour des utilisations dédiées à ce genre d’adresses (protection spam, anonymat ou autre)

Si votre adresse respecte ces bonnes pratiques elle sera plus professionnelle que 99% des gens de votre entourage (sauf si tous vos amis bossent à la Silicon Valley).

Avoir une signature email avec vos infos

La signature est LE critère qui peut transformer un email standard en email qui impose le respect. Voici les éléments essentiels à mettre dans votre signature :

  • photo ou logo
  • prénom
  • nom
  • poste ou titre
  • liens importants et/ou [call-to-action]
  • coordonnées si nécessaire (téléphone, adresse de l’entreprise, étage ou autre)

Avec ces informations, votre signature email passera au niveau supérieur et inspirera confiance à vos interlocuteurs. Prenez 30 minutes à 1 heure pour la faire, ce temps sera un bon investissement.

avoir une signature email professionnelle

Voici un service gratuit d’Hubspot pour créer votre signature email.

Paramétrer un message d’absence

Un message d’absence sera très utile dans le cadre professionnel mais il peut aussi l’être dans un cadre privé. Lorsque vous êtes absents plus de 5 jours, mettez en place un message d’absence automatique. Il permettra d’indiquer à vos interlocuteurs que vous êtes en pause.

Voici les éléments à mettre dans votre message d’absence :

  • un objet précis permettant tout de suite de comprendre que vous n’êtes pas dispo avec votre date de retour, exemple : De retour le JJ/MM/ANNEE
  • une phrase courte expliquant que vous êtes indisponible, exemple : En pause jusqu’au [jour mois année] inclus
  • votre date de retour, exemple : Je prendrai connaissance de votre message dès mon retour, le [jour + date].
  • une personne à contacter en cas d’urgence (si besoin d’une continuité professionnelle ou autre)
  • des ressources ou liens utiles (pour répondre aux questions les plus courantes dans un cadre pro ou pour une activité associative ou autre)

Grâce à ce message automatique, vos contacts ou votre famille sauront patienter. Petite astuce : choisissez les bons paramètres pour savoir à qui ce message sera envoyé automatiquement pour éviter de l’envoyer aux newsletters auxquelles vous êtes abonnés ou à des personnes qui ne font pas partie de vos contacts.

paramétrer un message d'absence

Utiliser des dossiers pour ranger les emails à conserver

Nous recevons de très nombreux emails chaque jour. Il est important d’avoir une bonne gestion de votre boîte email, voici une vidéo qui donne de bons conseils pour gérer vos emails.

Pour les emails qui méritent d’être conservés (juridique, assurance, SAV, contrat, prêt, devis, conflits, etc.) et/ou qui contiennent des informations importantes, créez des dossiers pour les retrouver facilement. Prenez le temps de réfléchir à une organisation de vos dossiers et répertoires qui sera parlante même pour une autre personne que vous. 

utiliser des dossiers pour ranger les emails importants

Activer les aides orthographiques

Les fautes d’orthographe peuvent anéantir une candidature pour un emploi et donneront une mauvaise image de vous. Pensez à bien activer les différentes aides disponibles dans votre messagerie email. Exemples : correcteur automatique, dictionnaires ou suggestions de corrections orthographiques et grammaticales.

Paramétrer des modèles d’emails

Les modèles d’emails font gagner un temps précieux. Ils permettent de répondre rapidement aux questions/demandes les plus courantes. Celles que vous recevez régulièrement, auxquelles vous pouvez apporter une réponse identique. 

Prenez le temps d’identifier les différents types de demandes que vous recevez le plus. Puis créez des modèles de réponses tout faits qui vous permettront de répondre en quelques clics.

créer des modèles d'emails pour gagner du temps

Vous êtes maintenant aptes à paramétrer votre messagerie email comme un pro ! Si vous avez d’autres astuces à partager ou des questions, les commentaires sont à vous.

D’autres articles pour faciliter vos échanges sur internet :

Comment envoyer mon premier email en 60 secondes chrono ?
Comment envoyer des messages sur internet ?
Comment communiquer facilement depuis un ordinateur ?

Laisser un commentaire

Votre adresse e-mail ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *

Retour en haut