Comment envoyer mon premier email en 60 secondes chrono ?

Aujourd’hui voyons comment rédiger et envoyer un email en moins de 60 secondes. Bon pour la rédaction, cela pourra prendre un peu plus de 60 secondes selon l’objectif de votre email. Mais la plupart des emails peuvent respecter ce temps. Voici les étapes pour envoyer un email.
Si vous ne savez pas encore quel moyen de communication utiliser depuis un ordinateur, suivez ce lien.

comment envoyer mon premier email en moins de 60 secondes ?

1) Cliquez sur “nouveau message”

La première étape est de cliquer sur “nouveau message”. Selon votre messagerie ou l’appareil que vous utilisez, il est possible que cette fonction soit accessible via un bouton +. Ce clic ouvrira une fenêtre dédiée à votre nouveau message.

2) Choisissez ou entrez un destinataire

Dans cette fenêtre, renseignez l’adresse email de votre correspondant dans “destinataires”.
Exemple : mon-ami-roger@gmail.com.
Il est possible de mettre plusieurs adresses email.

ajouter un destinataire à mon email

Point d’attention : une adresse email ne doit pas contenir de lettres accentuées ou de caractères spéciaux à l’exception du point “.” ou du tiret “-”. En cas d’erreur, vous recevrez un email vous indiquant que le message n’a pas pu être distribué (dans 95% des cas c’est une coquille sur l’adresse email).

3) Donnez un objet explicite à votre email

Écrivez un objet d’email explicite. L’objet est en quelque sorte le sujet de votre message. Il est important que ce titre d’email donne envie à votre destinataire de l’ouvrir et lui permette de comprendre, avant même de l’avoir ouvert, de quoi il retourne.

Exemples d’objet (les termes entre crochets sont à personnaliser selon votre cas) : 

  • Problème avec [service/produit X] + [marque/société] => pour un email de réclamation suite à une mauvaise expérience ou un produit défectueux
  • Invitation à [événement] + [date] => pour inviter une personne, mettez une date complète avec jour mois et année
  • Candidature pour le poste + [intitulé du post] + [précision géographique] + [option : référence de l’offre] => pour postuler à une offre d’emploi, il faudra préciser la ville ou l’agence où le poste est à pourvoir et donner la référence de l’offre d’il y en a une
  • etc.
choisir l'objet de mon email

De façon générale, il est bon de donner un maximum d’informations en précisant bien les éléments importants : dates, lieux, date limite… Cela fera gagner du temps à tout le monde.

4) Rédigez le contenu de votre email

Pour le contenu de votre email commencez par une formule pour dire bonjour, exemples :

  • Bonjour M./Mme X,
  • Cher/Chère M./Mme Y,
  • Hello Roger, / Bonjour Marie, / Salut Jean-Paul,

Attention : la bonne abréviation pour Monsieur est M. (la lettre M en majuscule suivi d’un point), rien d’autre.

écrire le contenu de mon email (corps de l'email)

Ensuite allez à la ligne et tapez le contenu de votre email. Pour permettre à votre interlocuteur de comprendre votre demande, donnez des détails utiles, exemples :

  • référence produit / service / annonce / poste
  • adresse d’un logement
  • personnes / entreprise / association
  • action ou retour souhaité
  • but de votre email
  • etc.

Cela permet de faciliter les échanges en limitant les incompréhensions. À l’écrit nous n’avons pas les expressions ou les intonations de notre interlocuteur il faut être précis.

Terminez par une formule de politesse, exemples :

  • Bonne journée,
  • Bien à vous,
  • Au plaisir,

Vous adapterez cette formule en fonction de votre interlocuteur/interlocutrice. Pour ma part j’évite d’utiliser “cordialement” car je le trouve trop froid.

5) Ajoutez une pièce jointe (optionnel)

ajouter une pièce jointe à mon email

Si vous souhaitez joindre un fichier à votre email, cliquez sur le symbole du trombone. Il permet d’ajouter une pièce jointe (image, PDF, présentation, photo, document texte ou autre). Sélectionnez le fichier que vous souhaitez envoyer, puis cliquez sur ouvrir ou quelque chose de similaire.

6) Relisez votre email en vérifiant les éléments importants

Plus votre email est important, plus il faudra être sûr qu’il est parfait et qu’il ne manque aucune information de premier ordre. Imaginez une candidature spontanée sans les pièces jointes (CV et lettre de motivation). Les chances de faire bonne impression seraient réduite à néant. Les éléments à vérifier :

  • destinataires
  • nom des personnes ou sociétés
  • objet
  • pièces jointes
  • éléments importants du corps de l’email

Si tout cela est ok, vous avez l’essentiel. Évitez de vous tromper dans le nom d’une personne ou d’une société, cela peut crisper des échanges pour une bête erreur.

7) Cliquez sur “envoyer”

Votre email est prêt, vous pouvez cliquer sur envoyer pour que votre message parte vers votre destinataire. Certaines messageries permettent de planifier votre message. Cette fonction est pratique et permet de programmer un message pour l’envoyer au moment souhaité.

envoyer ou programmer un email

J’ai oublié de vous dire de signer votre email car nous verrons comment paramétrer une signature email dans un prochain article.

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