Lorsque vous vous absentez pour une durée assez longue (3 jours ou plus, mais cela dépendra de votre situation), il peut être utile de mettre en place un message automatique sur votre messagerie email. Ce message permettra d’informer vos contacts que vous serez absent pour une durée, et que leur message sera traité à votre retour (arrêt de travail, congés, voyage ou autre).
Qu’est ce qu’un message d’absence ?
Un message d’absence (appelé aussi réponse automatique) est un email qui sera envoyé de façon automatique aux personnes qui vous écrivent. Il sera possible de choisir quelles sont les personnes qui le recevront et celles qui ne l’auront pas.
Que mettre dans un message d’absence ?
Voici les éléments importants à mettre dans votre message d’absence :
- date de début de votre absence
- date de reprise de la gestion des emails
- un objet explicite, exemples : De retour le 24 mai 2027 / Absent jusqu’au 10 février 2053 / Indisponible du 3 au 15 août
- personnes à contacter pendant l’absence (dans un cadre professionnel par exemple)
- ressources éventuelles pour gérer les problèmes courants (lien vers FAQ, support et autre)
Ces éléments sont dans 99% des cas suffisants pour votre réponse automatique. Voici un exemple de message minimaliste :
“Bonjour,
En pause jusqu’au 23 mai 2027 inclus.
Je prendrai connaissance de votre message dès mon retour, le lundi 24 mai 2027.
Merci de votre compréhension.
En cas d’urgence, merci de contacter M. DUPONT au 06.XX.XX.XX.XX
Excellente journée, à très vite,”
De cette façon, les personnes qui vous écrirons durant votre absence sauront comment procéder et quand leur demande sera traitée.
Comment configurer un message d’absence sur ma messagerie email ?
Selon votre messagerie email il est possible que la procédure diffère quelque peu. Généralement il suffit de se rendre dans les paramètres, de trouver un intitulé du genre : message d’absence ou réponse automatique. Puis rédiger ce message. Ensuite, choisir qui le recevra, et finalement enregistrer. Voici comment faire sur ces 3 messageries :
Comment paramétrer un message automatique sur Gmail ?
Voici la procédure pour configurer une réponse email en cas d’absence sur gmail :
- cliquez sur la roue dentée en haut à droite puis sur “Voir tous les paramètres”
- en bas de page vous avez l’encart “Réponse automatique”
- dans cette partie, renseignez les différents champs (date de début, date de fin, objet du message automatique, message)
- cochez la petite case “Envoyer une réponse uniquement aux personnes figurant dans mes contacts” si vous voulez éviter de donner des informations sur votre absence à des inconnus
ATTENTION : de nombreux cambriolages ont lieux suite à des informations postés sur les réseaux sociaux, soyez prudents. - pour finir cliquez sur “Enregistrer les modifications”
- puis faites un test pour vérifier que votre message automatique fonctionne bien
Vous savez maintenant comment configurer un message d’absence sur Gmail.
Comment paramétrer un message automatique sur ProtonMail ?
Sur ProtonMail, la procédure est similaire. En revanche, elle est disponible uniquement sur la version Premium de la messagerie. Il vous faudra donc une version payante de l’outil pour paramétrer une réponse automatique.
- cliquez sur la roue crantée en haut à droite puis “Tous les paramètres”
- ensuite allez dans “Transfert et réponse automatique”
- activez la réponse automatique
- puis renseignez les différentes informations (date et heure de début, date et heure de fin de la réponse automatique, fréquence, message)
- pour finir enregistrez
- pour être sûr, testez le bon fonctionnement
Vous savez maintenant configurer une réponse automatique sur ProtonMail.
Comment paramétrer un message automatique sur Outlook ?
Pour Outlook, voici comment procéder pour paramétrer une réponse automatique email :
- cliquez sur l’engrenage en haut à droite
- ensuite Courrier > Réponses automatiques
- activez les réponses automatiques
- puis renseignez les informations : heure (et jour) de début, heure (et jour) de fin, votre message…
- choisissez les options (bloquer calendrier, refuser les invitations, refuser les réunions)
- cochez “envoyer des réponses uniquement à mes contacts” si vous voulez limiter la réponse automatique aux personnes avec qui vous avez déjà échangé, sinon laissez la décochée
- pour finir cliquez sur “enregistrer”
- testez votre réponse automatique pour éviter les soucis
Vous êtes maintenant capables de paramétrer vos messages d’absences sur Outlook comme un pro.
Un petit geste simple, qui ne vous prendra pas plus de 2 minutes, mais qui vous assurera la tranquillité d’esprit durant votre absence grâce à ces messages automatiques.
Si vous ne trouvez pas comment paramétrer un message d’absence sur votre messagerie, dites-le moi en commentaire, en notant bien la solution de messagerie que vous utilisez. Merci !
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