La signature email est un peu votre carte de visite lorsque vous communiquez par email. Il est important qu’elle contienne vos informations utiles. Une fois votre signature créée, comment faire pour la mettre en place ? Aujourd’hui regardons comment la paramétrer techniquement dans votre messagerie email.
Les différentes méthodes pour paramétrer une signature email
Il existe plusieurs manières d’installer une signature email. Cela dépendra des paramètres de votre messagerie email mais aussi de la façon dont vous avez créé votre signature. Voici les 3 techniques les plus courantes :
Copier / coller une signature email depuis un outil
La solution la plus simple est de créer votre signature email avec un outil, exemples : Hubspot, Canva ou MySignature.
Ensuite vous pourrez copier la signature (une fois terminée).
Et la coller dans les paramètres de votre messagerie email.
Voici comment y accéder sur :
- Gmail : cliquez sur la roue crantée en haut à droite > puis sur “voir tous les paramètres”
Dans la partie signature vous avez un encart “signature”, cliquez sur “créer” pour ajouter une nouvelle signature
Nommez-la, puis copier votre signature dans l’encart
Pour finaliser, cliquez sur “enregistrer les modifications” en bas de page - Protonmail : cliquez sur l’engrenage en haut à droite > puis sur “Tous les paramètres”
Puis sur “Identité et adresses”
Collez votre signature dans l’encart
Finalisez en cliquant sur “Mettre à jour” - Outlook : cliquez sur la roue dentée en haut à droite de la page
Puis sur Courrier > Composer et répondre
Copiez votre signature dans l’encart
Donnez-lui un nom
Sélectionnez les signatures par défaut pour les nouveaux messages et les réponses ou transferts
Puis “enregistrer”
Le fonctionnement est similaire sur la plupart des messageries. Si vous avez des difficultés avec votre propre messagerie, mettez son nom en commentaire, je ferai un article dédié.
Utiliser une signature email en langage HTML
Le langage HTML est un langage de programmation. Il permet de créer des pages web, mais aussi de faire une signature email par exemple (qui sera lue sur le web). Si vous avez une signature email au format HTML, voici comment la mettre en place sur ces 3 messageries email :
- Gmail : copier la forme visuelle de votre signature HTML (pas le code source car Gmail ne l’intégrera pas correctement)
Puis collez-la dans l’encart signature des paramètres - ProtonMail : la procédure est identique, il faudra copier la version visuelle de votre signature dans l’encart
Puis la coller dans l’encart signature et “mettre à jour” - Outlook : copier le rendu visuel de votre code HTML
Puis collez-le dans l’encart signature (Composer et répondre) d’Outlook et cliquez sur “enregistrer”
Comme vous l’avez remarqué, il n’y a pas grand intérêt à utiliser le langage HTML dans cette situation à moins que vous ayez déjà une signature dans ce format.
Créer la signature directement dans ma messagerie
La troisième méthode est la plus fiable. Dans les précédentes il peut y avoir des soucis de formats et votre signature email peut avoir un rendu différent entre l’outil et votre messagerie. Cette technique consiste à créer votre signature email directement dans l’éditeur WYSIWYG (What You See Is What You Get) de votre messagerie. De cette manière votre signature email ressemblera exactement à ce que vous avez paramétré.
Inspirez vous d’une signature email qui vous plait, puis, essayez de la reproduire dans l’éditeur de votre messagerie. Vous pouvez ajouter du texte, insérer une photo de vous / un logo, mettre des liens, une liste à puces etc. Ensuite choisissez votre police et la couleur du texte, puis enregistrez.
Astuce : testez votre signature email en envoyant votre email à vous-même ou à des proches pour voir le rendu réel.
Vous savez maintenant comment paramétrer une signature email. Si vous avez des questions, les commentaires sont à vous.
D’autres astuces pour paramétrer votre messagerie email comme un pro :
Comment créer une signature email qui claque ?
Comment paramétrer un message d’absence en 2 minutes ?
J’ai vraiment apprécié la clarté des explications et les différentes méthodes adaptées à chaque messagerie.
Ajouterai un petit conseil : pour les images (photos, logos…), il peut être préférable de les héberger vous-même, par exemple sur votre blog. Faire un lien vers l’image et non l’ajouter directement dans la signature. Cela permet d’éviter d’envoyer des pièces jointes inutiles et vous donne la possibilité de mettre à jour votre signature dynamiquement au fil du temps.
Merci pour cet article accessible à tous, même aux débutants !
Merci pour ce conseil ! Il est toujours fâcheux d’avoir un logo ou une photo qui se met en pièce jointe sur tous vos emails. Le fait de pouvoir maîtriser sa signature et la mettre à jour est un gros plus.
Tes explications sont super claires et détaillées, ce qui rend l’installation d’une signature personnalisée vraiment accessible, même pour les moins techniques. C’est un super moyen de donner une touche pro à ses mails avec peu d’effort. C’est parfait pour simplifier la gestion des outils du quotidien ! Merci pour tes conseils.
Merci Jackie !
Oui la signature permet de faire évoluer rapidement la valeur perçue de son profil.
Merci Antoine pour toutes ces explications très claires.
Une signature rassure et valorise un message.
Savoir comment signer un email est aussi très intéressant dans une approche de cold email ou de prospection.