Qui n’a jamais perdu tout son travail en oubliant d’enregistrer un document ? Personnellement ça m’est arrivé un paquet de fois… Aujourd’hui voyons ensemble comment enregistrer un document mais aussi comment le nommer correctement.
Comment nommer un document ?
Nommer un document devrait être la première étape à faire lors de sa création ou de son téléchargement. Il est important de nommer de façon intelligente ses documents pour faciliter leurs recherches futures. Il est également intéressant de savoir ce qu’il y a dans un document sans être obligé de l’ouvrir, juste en lisant son nom.
Exemples :
09786797845-img.jpg
julie-soufflant-ses-3-bougies-anniversaire-2024.jpg
Laquelle de ces deux images permet de savoir ce qu’il y a dessus sans l’ouvrir ? Cela fonctionne également avec d’autres documents, exemples :
document(1).ppt
business-plan-boulangerie-dupont-juin-2024.ppt
Vous avez compris le concept et l’intérêt de bien nommer ses fichiers.
En pratique, voici les éléments à mettre dans un bon nom de fichier :
- un élément temporel (une date, à vous de choisir le format le plus pertinent dans votre cas, exemples : AAAA, MM-AAAA, JJ-MM-AAAA)
- le type de document, exemples : facture, présentation, photo, releve-de-compte, etc.
- des précisions sur le document, exemples : facture-sfr-septembre-2024.pdf, photo-anniversaire-julien-septembre-2024.jpg, releve-de-compte-credit-mutuel-septembre-2024.csv, etc.
Si vous avez ces 3 éléments dans vos noms de documents ce sera déjà très bien.
D’autres astuces importantes :
- bannissez les caractères accentués dans vos noms de fichiers => ils peuvent provoquer des erreurs
- évitez les caractères spéciaux à l’exception du tiret – qui sera utile pour séparer les mots sans causer de problème
- écrivez vos noms de fichiers en minuscules
Ces conseils paraissent simples, mais ils éviteront 99% des problèmes.
Comment faire pour enregistrer un document ?
Une fois votre document correctement nommé, prenez l’habitude de l’enregistrer une première fois juste après lui avoir donné un nom de fichier. Cela permet de le ranger correctement à un emplacement que nous retrouverons facilement.
Pour enregistrer un document, vous devrez généralement suivre un chemin de ce genre :
- Fichier > Enregistrer
- Fichier > Enregistrer sous > Puis choisir le nom et l’emplacement du fichier
- Fichier > Télécharger > Choisir le format de téléchargement et l’emplacement du fichier
Ces exemples sont les chemins couramment utilisés mais il est possible qu’un logiciel utilise un chemin ou des termes légèrement différents.
Astuce pour enregistrer un fichier rapidement
Sur tous les logiciels, il existe des raccourcis. Ce sont des commandes qui permettent de faire une action rapidement. Une des plus connues est Ctrl + C / Ctrl + V (copier / coller). Pour enregistrer un fichier grâce à un raccourci, faites :
Ctrl + S sur PC
Cmd + S sur Mac
Ces raccourcis sont courants chez les éditeurs de logiciels. S’ ils ne fonctionnent pas sur l’un de vos logiciels, rendez-vous dans l’aide et tapez raccourcis pour trouver la bonne commande.
L’enregistrement et le nommage d’un fichier n’ont maintenant plus de secret pour vous. Si vous avez des questions, les commentaires sont à vous.
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